Papierloos werken: alle voordelen op een rijtje

Tegenwoordig zijn er steeds meer digitale toepassingen en softwaresystemen voor het opslaan en monitoren van informatie. Het voordeel hiervan is dat organisaties in principe papierloos kunnen werken. En dat is milieuvriendelijk, kostenbesparend en efficiënt. Ondanks de toename en het gebruiksgemak van digitale middelen zijn er nog steeds veel bedrijven die gebruik maken van papieren dossiers en notitieblokken. Zonde vinden wij, want hierdoor raakt informatie sneller verloren en benutten bedrijven niet het maximale verbeterpotentieel.

Papierloos werken vraagt om een structurele gedragsverandering

Het overstappen naar een papierloze organisatie vraagt om een structurele gedragsverandering van je medewerkers. En dat blijkt in de praktijk nog best lastig te zijn. Want het idee om snel aantekeningen te maken op een kladblok of het uitdraaien van een printje behoren tot de meest hardnekkige gewoonten van medewerkers. Het is namelijk tastbaar en mensen zijn er simpelweg mee vertrouwd. Toch blijkt dat het opslaan van informatie via digitale systemen veel betrouwbaarder is, mede doordat papieren notities snel verloren raken of ergens in een dossier verdwijnen. Maar wat zijn nu precies de voordelen van een papierloze organisatie en hoe kunnen jouw medewerkers hiervan profiteren? In dit artikel noemen we de belangrijkste redenen om over te stappen.

1. Kostenbesparing

Door meer gebruik te maken van laptops, tablets en smartphones kan de printer in principe afgeschaft worden. En daarmee blijven veel onnodige kosten bespaard, want printers en drukinkt zijn kostbaar en verbruiken bovendien veel energie. Ter illustratie: een A4-blaadje kost gemiddeld 0,10 euro, terwijl in digitale vorm de kosten slechts 0,05 euro bedragen. En bedenk je dan eens dat de gemiddelde kantoormedewerker jaarlijks zo’n 10.000 vellen papier verbruikt!

2. Maatschappelijk verantwoord ondernemen

Maatschappelijk verantwoord ondernemen is de afgelopen jaren een belangrijk begrip geworden binnen de meeste organisaties. Deze vorm van ondernemen richt zich op economische prestaties, met respect voor mens en milieu. Door jouw organisatie volledig papierloos te maken hoeven er simpelweg minder bomen gekapt te worden, waarmee je laat zien dat je actief bijdraagt aan een duurzame toekomst.  

3. Informatie is altijd toegankelijk

Een groot voordeel van digitale systemen is dat je alle informatie centraal opslaat. Medewerkers kunnen op deze manier eenvoudig gegevens delen en ophalen via hun smartphone tablet of desktop.

4. Eenvoudig rapportages genereren

Er zijn slimme softwaresystemen die jouw data kunnen omzetten in rapportages. Hierdoor bespaar je veel tijd en kun je je meer focussen op nieuwe ontwikkelingen en innovaties.

5. Veiligheid

Digitale gegevens kunnen goed afgeschermd worden. De software van Beonder maakt bijvoorbeeld gebruik van data-encryptie. Dit is een techniek waarbij gegevens tijdelijk onleesbaar worden gemaakt als je ze opslaat of verstuurt. Daarnaast voorkomt het digitaal invoeren van gegevens fouten en zorgt voor een goede leesbaarheid.

Probeer Beonder Forms gratis

Voert jouw bedrijf regelmatig risico-inventarisaties uit en worden gegevens nog steeds vastgelegd via papieren checklists? Probeer dan Beonder Forms gratis en monitor alle processen en risico’s vanuit één overzichtelijk platform.  

Blijf op de hoogte door ons te volgen op Facebook, LinkedIn en Twitter.