De voordelen van uniform rapporteren

Veel organisaties voeren regelmatig risico-inspecties, assessments en audits uit om de kwaliteit op peil te houden. In de praktijk zien we dat tijdens controleprocessen gegevens vaak niet op een gestructureerde en eenduidige manier worden vastgelegd. En dat is jammer, want door gebruik te maken van vooraf gedefinieerde vraagstructuren, rapportteksten en rekenbladen kun je voor gelijke situaties uniforme rapportages samenstellen. Hierdoor leg je makkelijker trends vast en voer je gericht verbeteringen door.

Binnen Beonder ondersteunen we dagelijks bedrijven bij het efficiënt inrichten van hun werk en controleprocessen. Dat doen we met behulp van onze expertise en analysesoftware. In dit artikel vertellen we meer over het belang van uniform rapporteren.

Betrouwbare rapportages

Door informatie vast te leggen via een standaard vraagstructuur minimaliseer je de kans op fouten. De rapport- en adviesteksten zijn vooraf gedefinieerd, waardoor je de uniformiteit en betrouwbaarheid van alle rapportages waarborgt. De uitkomsten kunnen per rapportage verschillen, maar de opbouw en uitgangspunten van de documenten zijn altijd hetzelfde. Vooral binnen grote organisaties levert dit veel voordelen op. Collega’s hebben namelijk vaak een eigen manier van rapporteren en geven hun eigen betekenis aan de gegevens die ze vastleggen. Een uniform format zorgt voor meer inzichtelijkheid van gegevens en onderling vergelijkbare verantwoording. 

Rapporteren wordt leuker

Met een uniform format kun je tijdens een assessment snel actiepunten vastleggen en de rapportage samenstellen. Aantekeningen zijn overbodig, alle benodigde informatie is vooraf vastgelegd. Je kunt je leidinggevende, opdrachtgever of een klant hierdoor direct inzage geven in de resultaten, en dat maakt het werk een stuk leuker.

Kennis ophalen en delen

Door een eigen database in te richten met regels, normen en standaarden zorg je ervoor dat informatie eenvoudig opgehaald en gedeeld kan worden. Bovendien biedt dit kansen voor collega’s om hun kennis te harmoniseren en verder uit te breiden. Hierdoor werk je continu aan een hogere kwaliteit.  

Automatisering

Het werken via een gestandaardiseerde vragenlijst biedt kansen voor automatisering. Met Beonder Forms kun je bijvoorbeeld je eigen formulieren inrichten. Tijdens het invullen van een formulier genereert het systeem rapportages en actiepunten. Onze klanten besparen hierdoor gemiddeld twee tot zes uur per rapportage.

Meer inspiratie?

Wil je graag op de hoogte blijven van nieuws, tips & tricks en ontwikkelingen binnen onze organisatie? Volg ons dan op Facebook, LinkedIn en Twitter.