Controleprocessen beter beheren met rapportagesoftware
Handige tips om je werk en dat van collega’s makkelijker te maken door controleprocessen te automatiseren met Beonder Forms
Houdt jouw organisatie zich bezig met terugkerende controleprocessen zoals risico-inspecties, taxaties, audits, assessments en certificeringen? Belangrijk is dan dat je gegevens zo betrouwbaar mogelijk vastlegt via een efficiënte workflow. Op deze manier zorg je ervoor dat collega’s prettig kunnen samenwerken en dat je werk iedere dag leuk en uitdagend blijft. Benieuwd hoe je slim kunt omgaan met controleprocessen? In dit artikel vertellen we alles wat je moet weten. Daarnaast leggen we uit hoe je onze rapportagesoftware Beonder Forms kunt gebruiken om je controleprocessen volledig te automatiseren.
Standaardiseren is de basis voor kwaliteit
Belangrijk bij het uitvoeren van controleprocessen is dat je gegevens altijd via dezelfde standaard vastlegt. Op deze manier verkrijg je altijd betrouwbare data en kun je de uitkomsten beter met elkaar vergelijken. Wij adviseren daarom om zoveel mogelijk te werken met gestandaardiseerde vragenlijsten. Hierdoor leg je gegevens makkelijker vast tijdens audits en inspecties en zorg je ervoor dat er geen informatie over het hoofd wordt gezien. In Beonder Forms kun je via een form-builder heel eenvoudig je eigen vraagstructuren, rapport- en adviesteksten uitwerken. Dit biedt weer de mogelijk om op locatie automatisch rapportages te genereren, en dat bespaart je veel tijd!
Gegevens efficiënt vastleggen en rapportages genereren
Veel bedrijven leggen tijdens controleprocessen gegevens nog vast op papier. En dat is zonde, want met slimme rapportagesoftware is het heel eenvoudig om rapporten te genereren. Hierdoor hoef je nooit meer analyses uit te voeren via complexe spreadsheets of handmatig rapportages uit te werken in Microsoft Word. Bovendien bespaar je veel kosten door papierloos te werken en gegevens centraal te monitoren. Beonder Forms hebben we daarom zo ingericht dat je op locatie vragenlijsten kunt invullen. Op basis van de geselecteerde antwoorden wordt de preview van het rapport live ingevuld en de follow-up bepaald. Alle actiepunten worden automatisch opgeslagen en zijn te monitoren via de actiepuntenlijst.
Zorg voor een efficiënte workflow
Om efficiënt te kunnen werken, is het belangrijk dat je workflow zo soepel mogelijk verloopt. Door zoveel mogelijk te automatiseren zorg je ervoor dat alle acties goed verlopen en dat er geen onnodige fouten worden gemaakt. Ons advies is dan ook om vast te leggen welke acties in het proces verricht moeten worden en welke medewerkers hiervoor verantwoordelijk zijn. In Beonder Forms hebben we hier rekening mee gehouden doordat je rollen kunt toewijzen aan medewerkers. Ook kun je verschillende acties uitvoeren zoals opdrachten aanmaken, assessments inplannen en op locatie de vragenlijst invullen. Aan iedere rol zijn weer verschillende rechten gebonden, waardoor je gelijk een heldere autorisatiestructuur vastlegt binnen het systeem.
Maak het zo makkelijk mogelijk
Om ervoor te zorgen dat je medewerkers overtuigd worden van efficiëntere workflows moet je het zo makkelijk mogelijk voor ze maken. In Beonder Forms doen we dit door op basis van rollen en rechten de juiste informatie te tonen aan gebruikers. Auditors hebben bijvoorbeeld een persoonlijk homescherm tot hun beschikking met alle belangrijke informatie in één overzicht. Hierdoor kunnen ze altijd alle informatie snel terugvinden en eenvoudig navigeren naar hun persoonlijke takenlijst. Andere gebruikers binnen het systeem zoals beheerders kunnen alle opdrachten bekijken.
Deel kennis op een efficiënte manier
Binnen Beonder draait eigenlijk alles om een efficiënte kennisdeling. Daarom werken we samen met partners en experts die specifieke branchekennis in huis hebben. Zo kan een expert binnen de verzekeringsbranche bijvoorbeeld ondersteuning bieden bij het ontwikkelen en verbeteren van risico-analyses. Professionals automatiseren hierdoor niet alleen hun eigen werkmethoden en -processen, maar werken aan een best practices aanpak en verkrijgen vanuit andere invalshoeken nieuwe inzichten. Ook binnen Beonder kunnen we via deze aanpak continu verbeteringen blijven doorvoeren.
Meer inspiratie? Volg ons dan op LinkedIn en Facebook of bekijk de blogpagina.
