Eenvoudig jouw feedback verzenden met onze richtlijnen en tips.
Verschillende gebruikers werken op verschillende manieren met onze services. We geven daarom graag tips zodat jouw feedback zo goed mogelijk gemeld kan worden.
Een duidelijke titel en omschrijving zorgt ervoor dat de feedback herkenbaar en gemakkelijker is op te volgen.
Screenshots en een juiste verwijzing naar de pagina waar de feedback over gaat zijn essentieel.
De feedbackstatus is afhankelijk van de reacties en/of toegekende personen om de feedback op te lossen.
Binnen onze services kun je op eenvoudige wijze direct feedback versturen.
URL
Tijdens het melden vult het systeem de URL in met een link waar je de feedback meldt. Deze link is belangrijk om feedback op te volgen. Als deze onjuist is of ontbreekt dan zal deze in veel gevallen niet in behandeling genomen worden.
Titel
De titel is bepalend voor het snel terugvinden en communiceren van feedback. Dit veld wordt binnenkort ook opgenomen als veld waarop gezocht kan worden en is dus erg belangrijk om kort en bondig het probleem te omschrijving.
Voorbeeld
Fout: Kan niet verder
Goed: Vinkjes maar geen afrondknop
Beschrijving
Bedenk goed dat feedback later ook ingezien kunnen worden door andere gebruikers. Spelling en zakelijk schrijven is daarom belangrijk. Denk daarnaast aan interpunctie, zodat feedback sneller te begrijpen zijn voor andere gebruikers. Extra bewoordingen als “spoed” en “zo snel mogelijk” of verwijzingen naar onduidelijke personen zoals “jullie” of “wij” passen niet bij de omschrijving van een bug, feature of vraag. Laat dit achterwegen. Om feedback duidelijk te houden: “Don’t State the Obvious”.
Eigenaar
Feedback dien je zelf te melden. Als andere gebruikers feedback melden voor jou of jij meldt feedback van anderen dan heeft dit vaak tot gevolg dat de onderlinge communicatie ontbreekt in de feedback. Elke nieuwe status of reactie komt niet bij de oorspronkelijke eigenaar/gebruiker uit, maar bij de melder. Dit leidt tot een onduidelijke situatie.
Duidelijke feedback zorgt voor een snelle en eenvoudige opvolging.
De titel en omschrijving dient zo concreet mogelijk te zijn. Het moet voor een helpdesk medewerker mogelijk zijn om te reageren op jouw feedback. Het geven van veel informatie betekent niet altijd dat er concreet gereageerd kan worden. Je kunt na de eerste feedbackmelding ook zelf reageren, zodat je feedback kunt aanvullen nadat deze in eerste instantie duidelijk gemeld is.
Het systeem kent vele mogelijkheden en instellingen. Per gebruiker kan de (gewenste) situatie en verwachting anders zijn. We hanteren zoveel mogelijk vaste principes en functionaliteiten, maar iedereen is vrij om deze naar wens te gebruiken. Ga na of jouw feedback algemeen of specifiek is zodat je de uitleg hierop kunt aanpassen.
Feedback wordt snel voorzien van een reactie of oplossing. Via reacties op de feedback of door het toekennen aan personen ontstaat per feedback een verschillende situatie tijdens het opvolgen. Van iedere opvolging ontvang je per e-mail een notificatie. Let op dat mogelijk verwacht wordt dat je zelf actie onderneemt.
Je kunt zelf reageren op feedback of je bij een gegeven reactie kiezen of jouw feedback hiermee is opgelost.
De feedback kan via helpdesk gebruikers ook een status krijgen waarna het niet meer mogelijk is om te reageren. De feedback is dan opgelost of wordt niet (verder) in behandeling genomen.
Feedback is in te zien door beheerders en helpdesk medewerkers binnen jouw licentie. Daarnaast hebben Beonder medewerkers de bevoegdheid om feedback op te volgen. Voordat je feedback meldt is het belangrijk dat je hiermee mogelijk vertrouwelijke informatie verstuurd in de vorm van bijvoorbeeld een screenshot. Ook het versturen van een foutmelding waardoor specifieke gegevens zichtbaar zijn – en niet ingezien mogen worden door voorgaande gebruikers – is iets om zorgvuldig mee om te gaan.
Onze helpdesk medewerkers volgen verschillende feedback op.
Om feedback snel op te lossen en deze te verdelen over de juiste personen gebruiken wij de categorieën: bug, vraag of feature.
Er is in dit geval iets “kapot”. Omschrijf dan ook duidelijk wat er aan de hand is of hoe het kapot gegaan is / wat er niet werkt. Welke stappen zijn doorlopen? Wat is het resultaat? Het helpt ons om ook een verwachting te omschrijven. Soms verwacht men anders dan wat er daadwerkelijk gebeurd.
Is er iets niet duidelijk, geef dan duidelijk aan wat dit is en waar dit plaatsvindt. Mocht je meerdere vragen hebben dan kan er een afspraak ingepland worden om deze door te nemen.
We werken hard om nieuwe features toe te voegen aan het systeem. Zorgvuldig beoordelen we wat echt een toevoeging is en wat past binnen audit-software. Features zijn daarom enkel functionaliteiten die het systeem verbeteren en gaan niet over de inhoud.
Voorbeeld
Fout: Ik wil video’s toevoegen
Goed: Ondersteunende video’s bij vragen of antwoorden