Vanuit de software kunnen we automatische e-mails naar gebruikers versturen. Deze e-mails worden automatisch verzonden wanneer een bepaalde ’trigger’ afgaat binnen het systeem. Denk bijvoorbeeld aan een opdracht die nog niet is afgerond of een gebruiker die zijn of haar account nog niet heeft geactiveerd. We gebruiken een informele maar ook duidelijke schrijfstijl door berichten kort te houden. Wanneer een gebruiker bijvoorbeeld het wachtwoord is vergeten wil hij/zij deze zo snel mogelijk kunnen herstellen. Daarnaast houden we rekening met meldingen die verschillende emoties kunnen opwekken. Bijvoorbeeld: Wanneer iemand zijn of haar account activeert houden we het luchtig. Maar als iemand bijvoorbeeld het wachtwoord is vergeten dan schrijven we formeler, to the point en leggen we in korte zinnen de vervolgstappen uit. We bieden voldoende mogelijkheden om contact op te nemen.
- Schrijf informeel maar houd de tekst kort en bondig.
- Maak in het onderwerpveld en de titel van het bericht gelijk duidelijk waar het om gaat. Bijvoorbeeld: Let op! je wachtwoord is bijna verlopen, of: je hebt twee openstaande opdrachten niet afgerond.
- Gebruik handige links die doorverwijzen naar het helpcentrum
- Sluit af met een call to action die de gebruiker doorverwijst naar de juiste plek binnen het systeem. Bijvoorbeeld het opdrachtenoverzicht.
Mogelijke onderwerpen waarvoor geautomatiseerde e-mails geschreven kunnen worden:
Aanbevelingen
E-mails die verstuurd worden op basis van specifieke gegevens van een account. Bijvoorbeeld:
- Een opdracht die niet is afgerond.
- Een opdracht die bijna verloopt.
- Een account dat nog niet is geactiveerd.
- Na activatie doorverwijzen naar artikelen met tips & helpcentrum.
- Let op! je wachtwoord is bijna verlopen.
- Op basis van rollen: Een beheerder krijgt tips/ondersteuning bij de vragenlijst. Een auditor bij het invullen van de vragenlijst.
Op data gebaseerde e-mails
Ons systeem slaat verschillende data op. Op basis hiervan kunnen automatische e-mails verzonden worden. Denk bijvoorbeeld aan een verjaardag of jubileum. We moeten wel oppassen met privacygevoelige informatie. Voorbeelden:
- Gefeliciteerd met je verjaardag!
- Gefeliciteerd, je hebt de 100e opdracht afgerond!
- Een bedankje voor het gebruiken van onze software (bijvoorbeeld na één jaar) → Vandaag maakt {licentie} precies één jaar gebruik van onze software. Daar zijn we dankbaar voor! Als blijk van waardering sturen wij een overzicht van verschillende activiteiten die dit jaar plaatsvonden (Bijvoorbeeld: Hoeveel opdrachten zijn er in totaal afgerond? Wie heeft de meeste opdrachten afgerond? Wat is de gemiddelde snelheid waarin jullie team opdrachten afrondt?)
- Bij de viering van een jubileum kunnen we een korte animatie maken van alle activiteiten binnen de licentie.
Abonnees/subscribers
Via onze website kunnen (potentiële) klanten zich abonneren op de nieuwsbrief/artikelen. Daar kunnen een aantal standaard e-mails voor geschreven worden:
- Welkomst e-mail: Wanneer een potentiële klant zich abonneert op de nieuwsbrief ontvangt hij of zij een automatische e-mail. In dat bericht stellen we ons voor als organisatie. Call to action→ Vraag vrijblijvend een adviesgesprek en demo aan.
- Blogartikelen: Bij het schrijven van nieuwe artikelen kunnen we deze onder de aandacht brengen via e-mailberichten.