Bookmarks

Binnen Beonder Forms is het mogelijk om snelkoppelingen (bookmarks) te maken tussen onderdelen uit de vragenlijst en de template (rapportsjabloon). Hierdoor scrolt het systeem automatisch door naar de juiste hoofdstukken van de template tijdens het invullen van de vragenlijst. Andersom werkt het ook: wanneer de auditor een onderdeel in de template selecteert, dan toont het systeem automatisch de bijbehorende vragenset.

Voordat je begint

  • Een beheerder is bevoegd om bookmarks in te stellen via het beheer. Bekijk alle rollen en rechten voor meer informatie.
  • Tijdens het instellen van bookmarks selecteer je eerst een template (rapportsjabloon). Dit bestand moet vooraf geüpload zijn via het beheer.
  • Voor iedere template kun je verschillende versies met bookmarks aanmaken
  • De bookmarks worden altijd gekoppeld via de ID-nummers die zijn vastgelegd in de vragenlijst.
  • Nieuwe bookmarks kun je in de template het beste markeren met bijvoorbeeld het *-teken. Hierdoor houd je gemakkelijk overzicht.

Labels en parameters combineren

In de template neem je als beheerder invoervelden (labels) op, die tijdens een opdracht automatisch vervangen worden met de juiste gegevens. Door bookmarks in te stellen kun je deze labels eenvoudig combineren. Hierdoor hoef je niet alle labels op te nemen in de template en maak je het document een stuk overzichtelijker. De labels die je combineert behoren meestal tot één vragenset/onderdeel.

Voorbeeld

In de vragenlijst zijn de volgende parameters opgenomen: ${kasten_stellingen} ${kasten_stellingen_veiligheid}. Deze parameters behoren tot één vragenset en wil je daarom graag combineren. In de template zou je in plaats van alle parameters de volgende bookmark kunnen toevoegen:  ${stelling_kast*}.

Nadat je de template hebt geüpload via het beheer navigeer je naar het onderdeel bookmarks. Hier kun je de bookmark selecteren die je hebt toegevoegd in de template. In dit geval kies je dan de bookmark stelling_kast*. Vervolgens kies je daaronder de labels die je graag wilt combineren (in dit geval: ${kasten_stellingen} ${kasten_stellingen_veiligheid}).

Voordat je de bookmarks kunt instellen maak je eerst een nieuwe versie aan:

  1. Navigeer via het menu naar beheer > releases
  2. Klik in het menu links onder templates op bookmarks
  3. Selecteer de juiste template
  4. Klik op de oranje plusknop >
  5. voer een titel in (bijvoorbeeld: survey bookmarks 1.0) > kies de ingangsdatum

→ Is de template aangepast en opnieuw geüpload via het beheer? In dat geval maak je eenvoudig een nieuwe versie aan (bijvoorbeeld: survey bookmarks 2.0). Je kunt ook de bestaande versie aanpassen. 

Bookmarks toevoegen

Na het instellen van een nieuwe versie kun je de bookmarks toevoegen. Allereerst selecteer je een variabele (label) die is opgenomen in de template. Vervolgens voer je de variabelen in die je wilt vervangen. Na deze stap selecteer je het bijbehorende ID-nummer van de vragenset.

Volg de onderstaande stappen om een nieuwe bookmark toe te voegen:

  1. Navigeer via het menu naar beheer > releases > bookmarks
  2. Selecteer template > versie
  3. Klik op de oranje plusknop (rechts onderin)
  4. Selecteer een variabele via het keuzemenu bijvoorbeeld: ${stelling_kast*}

→ Dit overzicht wordt gekopieerd uit de template

  1. Voer de variabelen in die je wilt vervangen bijvoorbeeld: ${kasten_stellingen} ${kasten_stellingen_veiligheid}
  2. Voer de category ID in van het juiste onderdeel/vragenset. 

→ Het ID-nummer kun je vinden door via het beheer naar de vragenlijst te navigeren. Het ID-nummer van de categorie is te zien in de adresbalk.

  1. Kies eventueel ‘toestaan’ onder tekst toevoegen

→ Door deze functie te activeren kan de auditor binnen dit onderdeel handmatig tekst toevoegen in de template.

Ga terug naar templates en rekenbladen