Vragenlijst beheren
De vraag-antwoord structuur die een auditor tijdens een opdracht/assessment invult, leg je als beheerder vast in de vragenlijst. je kunt meerdere formulieren (assessments) toevoegen en kiezen uit verschillende opties zoals meerkeuzevragen, dropwdownmenu’s, beoordelingsschalen en afbeeldingen. Met behulp van de logic bepaal je eenvoudig de opvolging van alle vragen en actiepunten.
Voordat je start
Een aantal zaken die je moet weten voor het inrichten van de vragenlijst:
- Een beheerder is verantwoordelijk voor het inrichten van de vragenlijst. Bekijk alle rollen en rechten voor meer informatie.
- Voordat je kunt beginnen in het systeem leg je eerst vast voor welke klanten of objecten je de formulieren gaat maken (bijvoorbeeld voor verzekerden, clubhuizen, scholen, gebouwen, garages etc.). De gekozen term wordt automatisch overgenomen in het systeem.
- Nadat je een nieuw formulier hebt ingericht kun je de bijbehorende templates en rekenbladen uploaden via het beheer.
- Beheerders kunnen een nieuw formulier publiceren door een release aan te maken. Tijdens het aanmaken van een release selecteer je de juiste templates en rekenbladen en test je of alle onderdelen naar behoren werken.
Klant en locatie
Binnen het systeem kunnen gebruikers met de rol ‘initiator’ nieuwe klanten invoeren via het menu. Per klant kunnen vervolgens één of meerdere opdrachten (assessments) ingepland worden. De velden die de initiator invult tijdens het invoeren van een klant leg je als beheerder eerst vast in de vragenlijst. Na deze stap kun je een nieuw formulier toevoegen.
Klant
Allereerst definieer je het onderdeel klant door een aangepaste benaming te kiezen zoals ‘bedrijf’, ‘club’, of ‘verzekerde’. Vervolgens voeg je hier invoervelden aan toe zoals ‘naam’ en ‘klantnummer’.
Locatie (optioneel)
Wil je dat de assessments ingepland worden op locatie? In dat geval stel je ook het onderdeel locatie in. Tijdens deze stap kun je verschillende velden toevoegen zoals ‘adres’, ‘postcode’, ‘plaats’ etc.
Bekijk via de wizard hoe je de onderdelen klant en locatie instelt:
- Navigeer in het menu naar beheer
- Klik op vragenlijst
- Volg de eerste stappen via de wizard
Onderdelen klant en locatie aanpassen
Nadat je de onderdelen klant en locatie hebt ingesteld kun je deze nog aanpassen en aanvullen via het beheer. Het aanpassen van de onderdelen klant en locatie werkt op dezelfde manier als het bewerken van een vragenset.
Volg deze stappen om het onderdeel klant of locatie aan te passen:
- Navigeer naar beheer
- Klik op vragenlijst
- Klik op klant
- Volg de stappen bij vraag-antwoord structuur vastleggen, vraag of subitem verwijderen en vraag of subitem aanpassen
- Selecteer het onderdeel locatie als je hier ook wijzigingen wilt doorvoeren.
Formulier toevoegen
Na het aanmaken van de onderdelen klant en locatie kun je verschillende formulieren (assignments) toevoegen.
Volg deze stappen om een formulier toe te voegen:
- Navigeer via het beheer naar de vragenlijst
- Klik op klant > locatie
- Selecteer formulier via de oranje plusknop (Dit is de categorie waarbinnen je een formulier opslaat)
- Kies een titel en klik op opslaan
- Klik op het nieuwe formulier
- Klik via de oranje plusknop op assignment
- Kies een titel en klik op opslaan (De categoriebalk wordt automatisch groen gemarkeerd)
Categorieën
Binnen een formulier voeg je per categorie nieuwe vragensets toe. Op deze manier kun je verschillende hoofdstukken aanbrengen.
Volg deze stappen om een categorie aan te maken:
- Navigeer naar de vragenlijst
- Klik op klant > locatie > formulier of: Selecteer in de linker zijbalk het juiste formulier
- Klik via de oranje plus-knop op categorie
- Kies onder title de categorienaam en klik op opslaan
Vraag-antwoord structuur vastleggen
Na het aanmaken van een categorie voeg je een nieuwe vragenset toe. Het systeem bepaalt op basis van de vraag-antwoord structuur tijdens een opdracht welke vervolgvragen overgeslagen worden.
Volg deze stappen om een nieuwe vraag aan te maken:
- Klik op de titel van een categorie
- Klik via de oranje plus-knop op onderdeel
- Vul onder title de vraag in en klik op opslaan
Antwoorden
Voor alle vragen leg je antwoordmogelijkheden vast. Je kunt verschillende soorten velden selecteren die de auditor invult tijdens een opdracht.
Volg deze stappen om antwoordmogelijkheden toe te voegen:
- Klik bij de vraag op het menu
- Selecteer subitem toevoegen
- Vul onder title een antwoord in
- Selecteer onder type input het juiste vraag-antwoordtype (zie hieronder de toelichting)
- Klik op opslaan
Vraag of subitem verwijderen
Staat een vraag of subitem niet goed ingesteld? Je kunt ervoor kiezen om deze te verwijderen:
- Klik bij de vraag of het subitem op menu
- Klik onderaan op verwijderen
Vraag of subitem aanpassen
- Klik bij de vraag of het subitem op menu
- Klik op wijzigen
- Voer de wijzigingen door en klik op opslaan
Vraag-antwoord types
Per vraag kun je verschillende antwoordvelden instellen. Hierdoor vult een auditor bijvoorbeeld een meerkeuzevraag in of een vraag met een tekstvak.
Bekijk alle vraag-antwoordtypes
User actions
Per vraag of categorie kun je als beheerder een aantal user actions instellen. Dit zijn acties die de auditor tijdens een opdracht kan uitvoeren. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen dat een auditor een vraag of categorie kan aan- en uitzetten en/of bewerken.
Bekijk alle user actions
Parameters en waarden
Een parameter is een variabele waaraan een bepaalde waarde wordt toegekend tijdens het uitvoeren van een opdracht. Je kunt een parameter koppelen aan een vraag. Per antwoord stel je vervolgens verschillende waarden in. De waarden worden uiteindelijk als tekst of score opgenomen in de template en eventueel het rekenblad.
Je kunt de volgende parameters instellen in de vragenlijst:
- Tekst: Op basis van één of meerdere antwoorden wordt een tekstregel samengesteld.
- Score: Door scores toe te kennen aan antwoordmogelijkheden kunnen berekeningen uitgevoerd worden in het rekenblad.
- Opmerking: De auditor kan een opmerkingenveld gebruiken om aanvullende informatie aan een antwoord toe te voegen.
Parameters instellen
Volg de onderstaande stappen om per categorie parameters in te stellen:
- Klik rechtsboven in de menubalk op informatie
- Klik op bewerken
- Kik op toevoegen
- Voer onder het veld name de naam in van de parameter: Het is niet mogelijk om hoofdletters en spaties te gebruiken. Dit voorkomt fouten in het rekenblad, dashboard en rapport.
- Voer eventueel een standaardwaarde in: Bij een vraag kan het voorkomen dat altijd een standaard- of basiswaarde van toepassing is, ongeacht het antwoord dat is geselecteerd.
- Voer een helptekst in: het systeem toont de helptekst in het overzicht met parameters. Klik op het i-icoon achter een parameter om de helptekst te bekijken.
- Selecteer onder type het type parameter dat je wilt opslaan (Score, tekst of opmerking)
- Klik op close
Waarden toevoegen
Nadat je een nieuwe parameter hebt aangemaakt, kun je per antwoordmogelijkheid een waarde instellen:
- Klik in het menu van een antwoordmogelijkheid op waarden
- Selecteer een ingestelde parameter. Dit is een score, tekst of opmerking
- In de rij ‘input‘ is de naam zichtbaar die gekoppeld is aan een parameter
- Klik op bewerken en voeg een waarde toe
Actiepunten formuleren
In de vragenlijst kun je een aparte categorie met actiepunten toevoegen. Met behulp van actiepunten brengt het systeem na een opdracht alle beheersmaatregelen in kaart die nodig zijn om het beoogde resultaat te bereiken.
Actiepunten instellen in beheer
Logic
Met de logic stel je in welke vragen en onderdelen auditors overslaan tijdens een opdracht. Daarnaast kun je via de logic actiepunten aan antwoorden koppelen. Hierdoor bepaalt het systeem de juiste opvolging (follow-up) van vragen en actiepunten tijdens het uitvoeren van een opdracht.