Beginnen met Beonder Forms
Met Beonder Forms automatiseer, plan en verbeter je eenvoudig jouw controleprocessen. Op basis van je eigen digitale formulieren genereert het systeem rapporten en rekenbladen, waardoor je veel tijd bespaart. De software minimaliseert de kans op fouten en brengt alle data in kaart op één platform. Hierdoor kun je eenvoudig informatie ophalen en delen.
Beonder Forms is gebaseerd op de cirkel van Deming waarin de PDCA-cyclus wordt doorlopen. De cyclus bestaat uit vier activiteiten die organisaties uitvoeren om de kwaliteit te verbeteren. Door de cyclus systematisch te doorlopen blijft kwaliteitsverbetering een terugkerend proces.
De vier activiteiten in de cirkel van Deming:
- Plan: Breng de huidige situatie in kaart en formuleer heldere doelstellingen. In Beonder Forms stel je een vragenlijst samen om alle kwaliteitsnormen te controleren. Tijdens het uitvoeren van een opdracht beantwoordt een auditor de vragen en stelt actiepunten in. Het systeem legt vervolgens alle resultaten en actiepunten vast in het rapport, dashboard en rekenblad.
- Do: Voer de geplande maatregelen uit en monitor constant de resultaten. In Beonder Forms monitor je actiepunten via voortgangsbalken. Nadat een maatregel is uitgevoerd, rond je deze af.
- Check: Meet het resultaat van de uitgevoerde maatregelen en toets deze aan de vooraf gestelde doelstellingen.
- Act: Stel actiepunten bij op basis van de gemeten resultaten. Dit is weer de Plan-fase.
Het helpcentrum van Beonder is voorzien van stapsgewijze instructies, zodat we alle gebruikers snel op weg kunnen helpen.
Voordat je start
Voordat je start met de onderstaande taken hebben we een aantal handige tips:
- Beonder Forms is een web-based applicatie die werkt in de meeste browsers. Dit betekent dat je geen software hoeft te downloaden en te installeren op je computer. We richten ons op de moderne browsers, waaronder Google Chrome. Het is belangrijk om het gebruik van cookies en Javascript toe te staan.
- Na het activeren van een account gaat de gebruiker akkoord met onze algemene voorwaarden.
- In Beonder Forms stellen beheerders rollen en rechten in voor gebruikers. Afhankelijk van een rol bepaalt het systeem welke onderdelen gebruikers kunnen zien en aanpassen.
Task Roadmap
- Account instellingen
- Vragenlijst beheren
- Release (vragenlijst publiceren)
- Nieuwe opdrachten (aanmaken, toekennen, inplannen)
- Opdrachten uitvoeren
Account instellingen
Binnen een licentie voegen beheerders nieuwe gebruikersprofielen toe. Alle gebruikers worden ingedeeld in groepen en krijgen verschillende rollen en rechten toegewezen. Als nieuwe gebruiker ontvang je per e-mail een link om je account te activeren. Na activatie kun je inloggen en jouw profielgegevens verder aanvullen.
Vragenlijst beheren (beheerders)
De vragenlijst van Beonder Forms vormt de basis van de software. In dit onderdeel voeg je als beheerder nieuwe formulieren toe en leg je de vraag-antwoordstructuur vast die auditors doorlopen tijdens een opdracht. Ook heb je de mogelijkheid om per vraag scores, opmerkingen en teksten in te stellen die tijdens een opdracht weer als output in de rapportages, rekenbladen, widgets en het dashboard ingeladen worden.
Templates en rekenbladen (beheerders)
De templates (rapportsjablonen) vormen de basis voor de rapportages die het systeem automatisch samenstelt tijdens een opdracht/inspectie. Op basis van de vragen, scores, opmerkingen en teksten die vastgelegd zijn in de vragenlijst, voeg je verschillende invoervelden (labels) toe. Je kunt het systeem ook berekeningen laten uitvoeren door een rekenblad samen te stellen.
Releases (beheerders)
Na het vastleggen van de vraag-antwoord structuur en het uploaden van de juiste templates en rekenbladen kun je een formulier publiceren. Deze stap voer je uit door een release aan te maken.
Opdracht aanmaken, toekennen en inplannen
Tijdens het aanmaken van een nieuwe opdracht selecteer je een formulier (release) en stel je een start- en deadlinedatum in. Vervolgens kun je de opdracht toewijzen aan een groep (toekennen) en als laatste stap een auditor selecteren die het formulier op locatie gaat invullen. Voor het aanmaken, toekennen en inplannen van opdrachten wijst een beheerder specifieke rollen en rechten toe.
Opdracht uitvoeren
Ben je auditor binnen het systeem? Dan ben je verantwoordelijk om de opdrachten af te ronden die voor jou zijn ingepland. Na het openen van een opdracht vul je de vragensets in en kun je een live-preview van de rapportage bekijken. Alls laatste stap rond je de opdracht af en download je de rapportage.