Na het vastleggen van de vraag-antwoord structuur maakt een beheerder een release aan. Tijdens deze fase wordt vastgelegd welke onderdelen een auditor invult tijdens het uitvoeren van een opdracht.
Voordat je begint
- Een release wordt aangemaakt na het vastleggen van de vraag-antwoord structuur in de vragenlijst.
- Beheerders zijn verantwoordelijk voor het aanmaken van releases. Bekijk alle rollen en rechten voor meer informatie.
- Tijdens het aanmaken van een release selecteert een beheerder een template, rekenblad en eventueel een bijlage. Deze bestanden moeten vooraf zijn geüpload. Bekijk het artikel templates en rekenbladen voor meer informatie.
- Tijdens de afname van een audit is de template van het rapport zichtbaar en wordt live ingevuld. Het systeem laat met behulp van bookmarks de juiste onderdelen zien.
Release aanmaken
Volg deze stappen om een nieuwe release aan te maken:
- Navigeer in het menu naar beheer
- Klik op releases
- Klik op de oranje plus-knop
- Vul de volgende velden in (Zie hieronder de toelichting op alle velden)
- Klik op opslaan als alle velden zijn ingevuld. De release wordt automatisch opgeslagen als concept
Title:
Kies onder het veld
title een duidelijke titel voor de
release.
Ingangsdatum:
Voer de
ingangsdatum in van de release. Vanaf deze datum kan de release geselecteerd worden tijdens het aanmaken van nieuwe opdrachten.
Verwachte situatie:
Na het afronden van een opdracht downloadt een auditor het rapport waarin de
huidige situatie staat beschreven. Door de optie ‘
Extra stap toevoegen (verwachte situatie invullen)’ aan te vinken vult een auditor nogmaals de vragen in waarvoor actiepunten zijn geformuleerd. Met deze functie laat het systeem het beoogde effect zien van alle maatregelen. Monitor via
widgets de huidige en verwachte situatie.
Form:
Kies onder
form een vragenlijst. Deze vragen worden getoond tijdens de afname van een audit.
Assignment:
Selecteer onder
assignment een groep. Deze groep is verantwoordelijk voor het afronden van opdrachten.
Bijlagen:
Selecteer een
bijlage. Hierin zijn instructies opgenomen voor de auditor.
Preview
Het systeem slaat nieuwe releases automatisch op als concept. Bekijk via de previewfunctie een voorbeeld van de vragenlijst en template. Controleer in het overzicht de template, bijlage en het rekenblad. Wijzig indien nodig de bestanden.
Volg deze stappen om een voorbeeld van de vragenlijst te openen:
- Navigeer in het menu naar beheer
- Klik op releases
- Selecteer de nieuwe release
- Controleer onder inhoud of de juiste bestanden zijn geselecteerd
- Klik rechts bovenin het scherm op voorbeeld
- Controleer alle onderdelen uit de vragenlijst
Release testen
Een beheerder plant een testopdracht in nadat de vragenlijst is gecontroleerd via de previewfunctie. Een gebruiker met de rol ‘
helpdesk‘ voert de testopdracht uit. Volg deze stappen om een
testopdracht in te plannen:
- Navigeer in het menu naar beheer
- Klik op releases
- Klik op de naam van de release
- Klik rechts bovenin het scherm op start testfase
- Kies een locatie waarop de testopdracht wordt aangemaakt
- Kies onder inplannen één of meerdere gebruikers die verantwoordelijke zijn voor de afname van de testopdracht
- Klik op inplannen